Aufbewahrung und Archivierung von elektronischen Kontoauszügen

BayLfSt, Vfg. v. 20.1.2017 – S 0317.1.1-3/5 St42

Als Alternative zum Papierauszug gewinnt der elektronische Kontoauszug immer stärker an Bedeutung. Kontoauszüge werden zunehmend in digitaler Form von den Banken an ihre Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (zB Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (zB als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen sind, werden diese grundsätzlich steuerlich anerkannt.

Dazu hat der Steuerpflichtige im Rahmen seines internen Kontrollsystems den elektronischen Kontoauszug bei Eingang

• auf seine Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) zu überprüfen und
• diese Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren.

In elektronisch übermittelter Form eingegangene Kontoauszüge sind auch in dieser Form aufzubewahren. Die alleinige Aufbewahrung eines Papierausdrucks genügt somit nicht den Aufbewahrungspflichten des § AO § 147 AO.

Technische Vorgaben oder Standards zur Aufbewahrung können angesichts der rasch fortschreitenden Entwicklung nicht festgelegt werden. Die zum Einsatz kommenden DV- oder Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO, den GoB und den GoBD (BMF v. 14.11.2014, BStBl. I 2014, BSTBL Jahr 2014 I Seite 1450 = BeckVerw 291570) insb. in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.

Wie alle aufzubewahrenden originär digitalen Dokumente unterliegen auch elektronische Kontoauszüge dem Datenzu­griffsrecht nach § AO § 147 Abs. AO § 147 Absatz 6 AO. Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht sind die Daten zu speichern, gegen Verlust zu sichern, maschinell auswertbar vorzuhalten und ggf. iRd Außenprüfung zur Verfügung zu stellen.

Erstellt ein Steuerpflichtiger seine Gewinnermittlung nach § ESTG § 4 Abs. ESTG § 4 Absatz 3 EStG, sind die vorgenannten Grundsätze ebenfalls anzuwenden.

Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach §§ AO § 145 ff. AO) besteht keine Aufbewahrungspflicht. Zur Aufbewahrung von privaten Belegen als Beweismittel im Besteuerungsverfahren, vgl. Karte 1 zu § AO § 97 AO.

Hinweis:

Die Karte wurde neu gefasst. Die bisherige Karte 3 zu § AO § 147 AO (Kontroll-Nr. 07/2014) ist auszureihen